Förord

Det är många som regelbundet arbetar med kalkylblad i affärslivet. De flesta är inte kalkylbladsexperter och påstår sig inte vara det heller. Tiden räcker inte till; de är för upptagna med att klara tidsfrister. Problem med budgeten går före skapandet av välut­formade budgetkalkylblad.

Men att sätta ”affärer före teknik” har sitt pris. Alltför ofta har affärsfolk ont om tid och utformar kalkylblad ineffektivt. Inte många förbereder kalkylbladen så bra som de borde. De arbetar hårt (kanske för hårt) med att möta tidsgränser. När de väl är klara flyttar de vidare till nästa uppgift och glömmer vad de har gjort tills exakt en månad har gått. Sedan upprepar de hela processen och förlitar sig på ineffektiva ”engångslösningar”.

Detta skulle inte vara så dåligt om det inte var för att verksamheten och det ekonomiska klimatet krävde bättre effektivitet. Affärsbeslut fattas enligt ”Internettid”. Att avgörande beslut fattas på kortare tid tillsammans med kritiska konsekvenser av dessa beslut ökar riskexponeringen för företag. Ingen har råd att göra fel i dagens hypersnabba och över­vakade affärsmiljö.

Hur möter vi dessa utmaningar? Företagspraxis för kalkylblad är ofta att låta personerna lösa uppgiften själva, få hjälp av böcker och kollegor, upprepa det som fungerade gången innan och om nödvändigt tvinga delar av kalkylbladet att fungera för att kunna slutföra arbetet.

Min utgångspunkt är att gå igenom det du behöver för att klara dig i din dagliga arbets­miljö. Medan jag förklarar tekniker och metoder går jag igenom kalkylbladsfunktioner där de behövs och har ett klart syfte. Jag pekar på ”klurigheter” och vägrar envist att sopa detaljer under mattan. Denna bok handlar om att tillhandahålla tekniker och vägledning för verkliga affärssituationer.

I de illustrerade exemplen i Excel för affärslivet används Excel 2003. Lyckligtvis är denna bok till stor del oberoende av vilken Excel-version du använder. Däremot innehåller Excel 2003 många nya XML-relaterade funktioner som inte finns i de tidigare versio­nerna av Excel. Dessa XML- och webbrelaterade egenskaper har en viktig roll i kapitel 12, ”Kalkylbladsportaler, XML och webbtjänster”. För att utnyttja dessa möjligheter maximalt behöver du Excel 2003.

Ur stilistisk synpunkt föredrar jag utseenden som passar affärslivet och presenterar kon­cept ur mogna affärsperspektiv. Jag vill att du ska kunna sätta fingret på var och när spe­cifika tekniker används. En fördel med dessa fullfjädrade kalkylblad är att de innehåller många ”minitekniker” som ofta inte hör ihop med det huvudsakliga temat eller syftet med kalkylbladet. Min förhoppning är att du kan utnyttja dessa komponenter i dina kalkylblad. När det är möjligt skisserar jag funktioner som du kan slutföra för att kunna använda dem i affärsmiljö.

Nu är det säkrast att du håller i hatten eftersom Excel börjar få vind i seglen igen. Det som blåser i seglen är XML. Microsoft har bestämt sig för att integrera det tungt med Excel 2003 och Office 2003. Detta är en smart åtgärd från Microsoft. De kommande åren blir XML ett allestädes närvarande medium för så gott som allt elektroniskt data­utbyte för företag. Excel för affärslivet gör dig redo för detta genom att bland annat intro­ducera ämnet med kalkylbladsportaler.

Dessutom är det viktigt att göra innehållet i kalkylblad tillgängligt för personer med handikapp. En stor del av texten (kapitel 13) ägnas åt hjälpportaler, vilka tillhandahåller metoder för att ta sig an de viktiga utmaningar som möter användare av lättillängliga kalkylblad. Som praktiskt exempel går boken igenom grunderna för att skapa ett skärm­läsarprogram tillsammans med enkla, praktiska metoder för att göra kalkylblad tillgäng­liga.

Nästan varje kapitel innehåller information som inte är lätt att hitta någon annanstans. Mycket av denna information är sammanställd för att vara lätt att läsa och enkel att refe­rera till.

Kapitel 8, ”Analysera data”, är betydligt mer matematiskt än övriga boken. Dessutom finns ett andra spår som till stor del inte är matematiskt och som ger dig nyttig informa­tion och användbara verktyg för dataanalys. Den tekniska rigorismen i valda delar av kapitlet behövs för att kunna verifiera vissa ämnen. Avsnittet om kvantifiering av osäker­het innehåller en metodik som lånas från matematiken och fysiken som kallas ”addition i kvadratur”. Denna metod tillämpas på finansanalys och integreras till fullo med kalkyl­blad. Finansanalytiker, MBA:er och aktuarier behöver känna till de matematiska reglerna. Av denna anledning kände jag att det var nödvändigt att ta med dessa ämnen, även om några av er tycker att de inte gäller era behov eller intressen.

I hela boken kan du stöta på obekanta ämnen. Mitt mål har varit att tillhandahålla till­räckligt med inledande kunskap som tar dig en bit på vägen innan du går vidare och ut­forskar på egen hand.

Jag ställer avsiktligt frågor och sporrar dig att titta på saker ur nya perspektiv och tänka annorlunda. Jag är övertygad om att medan du läser om de tekniker som presenteras här väljer du de stilar, metoder och tillämpningar som fungerar bäst för dig.

Loren Abdulezer
September 2003